Sorunsuz çalışan bir ofis için, çalışan bir dosyalama sisteminden daha önemli çok az şey vardır. İster dosyalara sadece siz erişin, ister bir personelle paylaşın, seçtiğiniz dosyalama sistemi herkesin aradığını bulabilmesi için organize edilmelidir. Dosyalama sisteminin kullanımı zorsa, dosyalarda kaybolma korkusuyla kağıtlara takılırsınız ve yakında masanızı kaplayan kağıt yığınları olur.
adımlar
Adım 1. Bir dosyalama sistemine karar verin
Her ne ise, mantıklı olmalı, böylece her bir kağıt parçasının tam olarak nerede olduğunu bileceksiniz. Seçenekleriniz:
- Alfabetik. Bu sistem, dosyalarınızın çoğu müşteri, hasta veya müşteri adı olacaksa en iyisidir.
- Konu veya kategori: Çoğu dosya sistemi konuya veya kategoriye göre düzenlenir; bu, doğru kurulduğunda iyi çalışır, ancak aynı zamanda en kafa karıştırıcı da olabilir.
- Sayısal/Kronolojik. Bu, dosyalarınız ağırlıklı olarak satın alma siparişleri veya makbuzlar gibi numaralı veya tarihli malzemelerden oluştuğunda en iyisidir.
Adım 2. Dosya çekmecelerinizi asılı klasörlerle doldurun
Asılı klasörler asla yerinden çıkarılmayacak, çekmeceden çıkaracağınız manila zarflar için yer tutucu görevi görecektir.
Adım 3. Kağıtlarınızı kategoriye göre yığınlara ayırın
Bir yığın bir veya iki inçten daha uzun olursa, onu alt kategorilere ayırın. Bir yığın çok inceyse, onu başka bir yığınla birleştirin ve yeniden adlandırın. Yığınların adları, her bir kağıdın hangi yığına gireceğini belirlemeyi kolaylaştırmalıdır.
Adım 4. Her yığını bir manila klasörüne yerleştirin ve net bir şekilde etiketleyin
Dosyaların daha düzenli görünmesini sağladığından, sekmeli klasörleri kademeli yerine ortada olan kullanmak en iyisidir.
Adım 5. Manila klasörlerini asılı klasörlere yerleştirin
Çoğu dosya için normal asılı klasörler işe yarar, ancak kalın dosyalar veya alt kategorilere ayırmanız gereken dosyalar için kutu alt klasörlerini kullanın. Klasörleri istediğiniz gibi sıralayabilirsiniz, ancak çoğu kişi bu noktada alfabetik bir sistem kullanır.
Adım 6. Asılı klasörleri manila klasörleriyle aynı adlarla etiketleyin
Yan dosya dolabı kullanmıyorsanız, tüm plastik tırnakları klasörün soluna yerleştirin. Çekmeceyi açtığınızda önden arkaya değil soldan sağa giden yan eğeler için tırnakları sağ tarafa yerleştirin.
Adım 7. Elinizde mevcut bir klasöre ait olmayan bir kağıt parçası bulursanız, kolayca bir klasör ekleyebilmeniz için dosyaların yanına bir miktar asılı ve manila klasörü yerleştirin
Çok kalın veya çok ince klasörlerden kaçının. Ayrıca, yeniden kategorilere ayırmanız gerektiğine karar verirseniz, klasörleri yeniden etiketlemek ve kağıtları yeniden dağıtmak isteyebilirsiniz.
Adım 8. Yıl sonunda tüm klasörleri kaldırın, taze manila klasörlerini aynı kategori adlarıyla etiketleyin ve dosyaların içine yerleştirin
Mevcut dosyalara herhangi bir şeyin aktarılması gerekip gerekmediğini görmek için eski klasörleri gözden geçirin ve gerisini arşivinize yerleştirin.
İpuçları
Dosyalarınızı renkle kodlamak, dosya etiketlerini yazdırmak için bilgisayarınızı kullanmak veya dosyalarınızı daha çekici hale getirmek için cazip olabilirsiniz. Ancak, tek bir klasör eklemek gibi bir değişiklik yapmanız gerektiğinde, doğru renk klasörlerinin dışında olduğunuzu fark ederseniz veya bir dosya etiketini elle yazmak zorunda kalırsanız mutsuz olursunuz. İşleri basit tutmak en iyisidir
Uyarılar
- Kategorize edemediğiniz şeyler için asla çeşitli bir yığın oluşturmayın, çünkü her şey orada bitecek.
- Bir dosyalama sistemi kurduktan sonra, dosyalama işleminize devam etmelisiniz. Her gün masanızdan kağıt almak ve dosyalamak için zaman ayırın. Dosyalarınızın üzerine derin bir dosya sepeti koymanın cazibesine karşı koyun, çünkü sadece doldurursunuz ve başka bir dosya haline gelir.
