Masanız dağınık olduğunda, yapmanız gereken şeyleri görmenizi çok daha zor hale getirebilir. Elektronik cihazlar birikiyor, kağıtlar her yere saçılıyor ve tüm masaüstü, yoluna çıkan kullanılmayan eşyalarla dolup taşıyor. Bununla birlikte, birkaç yeni araç ve biraz organizasyon bilgisi ile, verimliliği artıran ve düzensizliği ortadan kaldıran yeni bir yapılandırma ile ofis masanızın düzenini tamamen elden geçirebilirsiniz. Anahtar, sahip olduğunuz alanı doğru bir şekilde kullanmakta ve en çok ihtiyaç duyduğunuz yerde yeni bir alan yaratmakta yatar.
adımlar
Yöntem 1/3: Dağınıklığı Azaltma
Adım 1. Çöpleri ve gereksiz eşyaları atın
Masanızı dolduran tüm rahatsız edici, yabancı veya alakasız öğelerin tamamen temizlenmesine başlayın. Buna güncel olmayan belgeler, önemsiz postalar, boş kutular ve eski veya kullanılmamış ofis malzemeleri ile yiyecek paketleri gibi daha belirgin dağınıklık dahildir.
- Masanızı temizlerken, onsuz yapabileceğiniz birçok şeyden kurtulun. Ne kadar çok atarsanız, bazı gerçek işleri halletmek için o kadar çok yeriniz kalır.
- Çöplerin birikmeye devam etmemesi için masanızın yanına bir çöp sepeti koyun.
Adım 2. Neyin masaüstünüzde kalması gerektiğine ve nelerin kalmadığına karar verin
Kalan öğeleri, işiniz için önemlerine ve bunları ne sıklıkta kullandığınıza göre gruplara ayırın. Her gün kullandığınız sarf malzemeleri, makul masaüstü düzenleyicilere yerleştirilebilir veya ulaşabileceğiniz çekmecelere atılabilirken, gerekli olmayan öğeler yol dışı bir yere taşınmalı veya tamamen atılmalıdır.
- En iyi nasıl ilerleyeceğinize şaşırdıysanız, çalışma materyallerinizi yakınlıklarına göre 1'den 4'e kadar sıralayarak başlayın. 1 sıralama alan öğeler masaüstünde kalabilir; 2 dereceli ürünler çekmecelere girebilir; 3'lü olanlar ayrı organizatörlere, 4'lü olanlar ise depoya konulabilir.
- Genel alanınızı artırmak için, etrafınızda bulundurduğunuz türlere daha odaklı, minimalist bir yaklaşım oluşturmanız gerekir.
Adım 3. Daha modern mobilyalara küçültün
Masanızda, gerekli olduğunu düşündüğünüz ve yine de çalışma alanındaki adil paylarından fazlasını kaplayan öğeler olabilir. Hacimli, hantal veya garip şekilli nesneleri yeniden değerlendirin ve bunları daha küçük, daha az yer kaplayan sürümlerle değiştirmenin faydalı olup olmayacağını görün. Örneğin, eski, büyük boyutlu bir masa lambasının yerini almak için daha kompakt bir ışık kaynağının izini sürebilirsiniz.
- Bu, kendiniz için biraz alışveriş yapmak için size kullanışlı bir bahane sağlayacaktır - bugün satılan ofis ürünleri türleri, eski muadillerine kıyasla daha küçük ve daha şık olma eğilimindedir.
- Dosya dolabı olarak da kullanılabilen bir yazıcı arabası veya kalemleri de tutan bir isim plakası gibi birden fazla kullanıma sahip öğeleri arayın.
Adım 4. Kişisel etkileri azaltın
Çalışma alanınızda çocuklarınızın birkaç resmini veya çeşitli popüler kültür ıvır zıvırlarını bulundurmak moraliniz için iyi olsa da, bu nesnelerin çoğu değerli masa alanını tüketmeye başlar. Ayrıca, gün boyunca durup onlara hayran kalacağınız için kolayca dikkatinizi dağıtabilirler.
- Kişisel eşyalarınızı, çerçeveli bir aile köpeği portresi veya bir Garfield bobblehead gibi bir avuç küçük eşya ile sınırlayın.
- Ne kadarını saklamanın uygun olduğuna dair bir fikir edinmek için işvereninizin dekorasyon kurallarını gözden geçirin.
Adım 5. Çalışmak için bolca alan bırakın
Masanızın orta kısmı bilgisayarınız veya önemli evraklarınız için ayrılmalıdır. Masanın bir tarafına küçük bir alan ayırın ve bunu evrak işlerini tamamlamak için kullanın. Günlük işlerle ilgilenirken boğulmamak için kendinize bolca hareket alanı bırakın.
Birincil iş işlevleriniz için ayırdığınız alana diğer öğelerin sürüklenmesine izin vermeyin
Yöntem 2/3: Depolama Alanınızdan En İyi Şekilde Yararlanma
Adım 1. Çekmecelerinizi kullanın
Temel malzemelerinizi ve en sık kullandığınız öğeleri elinizin altında olacak şekilde üst çekmecelere yerleştirin. Bu, mutfak eşyaları, zarflar, önemli formlar ve dosya klasörleri gibi şeyleri içerir. Alt çekmeceleri yalnızca ara sıra bakmanız gereken yedek sarf malzemeleri, referans malzemeleri ve belgeler için saklayın. Masa çekmecelerinizin içeriğini düzenlemek için biraz daha zaman ayırın, böylece ihtiyacınız olduğunda her şeyin tam olarak nerede olduğunu bilirsiniz.
- Hazır bir sarf malzemesi önbelleği oluşturmak için fotokopi kağıdı, yazıcı kartuşu yedekleri, mürekkepli kalemler, zımbalar ve diğer öğeleri hızla stoklayın.
- Çekmeceler özellikle dağınıklık açısından riskli bölgelerdir. Birkaç haftada bir çekmecelerinizi gözden geçirin ve masanızın düzenini bozan, ihtiyacınız olmayan her şeyden kurtulun.
Adım 2. Bir çekmece düzenleyiciye yatırım yapın
Çekmecelerin kendisi karmakarışıksa, dünyadaki tüm çekmece alanı size bir fayda sağlamayacaktır. Sadece masanıza bir şeyler atmayı bırakın ve bunun yerine sizin için sıralama ve saklama işini yapan bölmelere ayrılmış bir çekmece düzenleyici kullanın. Özel organizatörler, malzemelerinizi uygun gördüğünüz şekilde tek bir yerde bir arada tutarken ayırmanıza izin verdiği için her gün yararlı olacaktır.
- Çekmece düzenleyicinizin çeşitli bölmelerini, içeriğinin hemen tanınabilmesi için etiketleyin.
- Özellikle büyük veya dolu masalar için, sarf malzemelerinizi takip etmeye elverişli farklı boyut ve konfigürasyonlarda birden fazla düzenleyiciyle çalışmayı deneyin.
Adım 3. Elektronik cihazlar için ayrılmış bir yeriniz olsun
Dizüstü bilgisayarınız, tabletiniz veya akıllı telefonunuz işinizde ayrılmaz bir rol oynuyorsa, onları dışarıda bırakmaktan çekinmeyin, ancak bir köşeye veya özel bir çekmeceye ayırın. Bu şekilde, masaüstüne yayılmazlar. Aynı anda çok fazla cihaza güvenmemeye çalışın, çünkü bunlar hızla bir yardımdan ziyade ağırlaştırıcı hale gelebilir.
- Cihazlarınızın takılı ve kullanıma hazır kalabileceği bir prizin veya elektrik şeridinin yanına bir "şarj istasyonu" kurun.
- Genel olarak, dijital cihazlarınızı yalnızca kesinlikle gerekli olduklarında kullanmak en iyisidir. Elektronikler de birçok zihinsel dağınıklığa katkıda bulunur.
Adım 4. Çantaları ve evrak çantalarını yoldan uzak tutun
Sırt çantaları, cüzdanlar, dizüstü bilgisayar çantaları, beslenme çantaları ve diğer taşıyıcılar hantaldır ve çok yer kaplar, bu nedenle masanızı bunlarla örtmek mantıklı değildir. Bu aksesuarları, herhangi bir engel teşkil etmeyecek şekilde, tercihen masanızın yanına veya altına saklayın. Her gün işe giderken temel ihtiyaçlarınızı mümkün olduğunca az çantaya koymaya çalışın.
- Şirketiniz sunuyorsa, kişisel eşyalarınızı saklamak için kilitli dolaplardan veya mola odalarından yararlanın.
- Daha büyük aksesuarları zemin seviyesinde saklarken, mevcut yürüme alanını engellememeye çalışın.
Yöntem 3/3: Yeni Araçlar ve Kaynakların Tanıtılması
Adım 1. Bir kağıt tepsisine yatırım yapın
Halihazırda bir kağıt tepsisi kullanmıyorsanız, hem önemli masa alanını hem de paha biçilmez bir düzenleme aracını kaçırıyorsunuz demektir. Kağıt tepsileri, iş akışınızı büyük ölçüde kolaylaştıracak gelen, giden ve devam eden belgelerinizi bölmek için kullanabileceğiniz birden çok katmana sahiptir. Bu, bir daha asla düzensiz kağıt yığınını kazmak zorunda kalmayacağınız anlamına gelir.
- İki ayrı tepsi kullanmayı düşünün: biri mevcut çalışma için, diğeri ise ihtiyacınız olmayan ancak henüz arşivlemediğiniz dosyalar için.
- Birikmekte olan yanıtlanmamış postaları sıralamak ve yanıtlamak için bir kağıt tepsisi de kullanabilirsiniz.
Adım 2. Belgeleri kutulara koyun
Günlük olarak ihtiyacınız olmayan kağıtlar sipariş edilebilir, zımbalanabilir veya manila klasörlerine konabilir ve etiketli saklama kutularına saklanabilir. Daha sonra bu kutular için masanızın veya ofisinizin çevresinde veya şirketinizin belirlediği belge saklama tesisinde bir yer bulabilirsiniz.
- Saklama kutuları, önemli belgeleri hasara, dökülmeye ve yanlışlıkla yanlış yere veya atılmaya karşı koruyacaktır.
- Tüm kutuların düzgün bir şekilde etiketlendiğinden ve sistematik olarak dosyalandığından emin olun.
Adım 3. Yazı gereçlerinizi tek bir yerde saklayın
Boşta duran kalemlerin, kurşun kalemlerin ve fosforlu kalemlerin çöp çekmecesinin alt kısmında kaybolmasını önlemek için, bunları bir tepsi veya bardak düzenleyicide bir araya toplayın ve gruplayın. Düzenleyici için masaüstünüzde bir yer yapın, böylece her zaman kullanışlı bir yazı gereçleriniz olur.
- Kırılmış, kurumuş veya kapağı olmayan kapları atın.
- Alt çekmecede, tükenme ihtimaline karşı birkaç yedek kalem ve keçeli kalem bulundurmayı unutmayın.
Adım 4. Yakına küçük bir ilan tahtası asın
Bildirimleri birleştirmek, Post-It hatırlatıcılarını yapıştırmak ve acil belgeleri görünürde tutmak için basit bir mantar bülten tahtası kullanabilirsiniz. Kendinize ait bir ofisiniz varsa, ilan tahtasını duvarda görünür bir yere monte edin. Paylaşılan bir alanda çalışıyorsanız, onu bir bölme ayırıcıya veya hatta masanın yanına yerleştirmeyi deneyin.
- Bülten tahtaları, masanızdaki nesneleri tamamen kaldırmanıza izin verdiği için alan açısından son derece etkilidir.
- Bülten tahtasına kişisel fotoğraflar veya süslemeler yerleştirmek, masaüstünüzde daha önemli öğeler için yer açacaktır.
İpuçları
- Birkaç haftada bir masanızı gözden geçirin ve temizleyin, dağıtın ve yeniden düzenleyin. Eğer buna bağlı kalmazsanız, eşyalarınızı düzenli tutmak için yeni bir sistem kurmanın pek bir anlamı yok.
- Normal iş akışınıza dikkat edin ve masanızın düzenini ve yapılandırmasını düzenlemeye devam edin. Etkili organizasyon sürekli bir çabadır.
- Her zaman çöpleri hemen atın. Onu atmak için ne kadar uzun süre beklerseniz, kontrolsüz bırakma olasılığınız o kadar artar.
- Paylaşılan bir alanda çalışıyorsanız, iş arkadaşlarınızın yerden tasarruf sağlayan organizasyon önlemleri ve depolama çözümleri konusunda sizinle işbirliği yapmak isteyip istemeyeceklerine bakın.
