Kağıt dosyalar, özellikle masanızın üzerine yığıldıklarında acı verici olabilir. Başıboş kağıtlarınızı ve makbuzlarınızı daha iyi idare edebilmek için, dosyalanmamış tüm belgelerinizi sıralamayı deneyin. Ardından, dosyalarınızı çeşitli klasörlere ayırmak için bir dosya dolabı veya çekmece kullanın. Ofis karmaşasını tamamen ortadan kaldırmak istiyorsanız, belgelerinizi bir bilgisayara, wiki'ye veya başka bir bulut tabanlı sisteme yükleyebilirsiniz. Yerinde temel bir planla, ofis alanınızdaki birçok dosya türünü daha iyi yönetebilirsiniz!
adımlar
Yöntem 1/3: Belgelerinizi Filtreleme
Adım 1. Dosyalanması gereken belgeleri halen kullanmakta olduklarınızdan ayırın
Kağıtlarınızı düzenlemeye başladığınızda, rafa kaldırılmaya hazır olanlar için bir yığın, masanızda kalması gerekenler için ayrı bir yığın yapın. Belgelerinizin ilk sıralama ve dosyalama işleminden sonra bile düzenli kalması için masanız için 2 yuvalı bir kağıt düzenleyici alın. Kullanacağınız belgeleri 1 yuvada, dosyalanmaya hazır olanları ayrı bir yuvada saklayın.
Adım 2. Evraklarınızı dosyalamak için her hafta bir gün seçin
Yeni belge sepetlerinizin kontrolden çıkmasına izin vermeyin; bunun yerine, dosyalarınızı sıralamak ve düzenlemek için bir veya 2 gün ayırın. Çalışma alanınızda çok fazla makbuz ve belge ile uğraşmıyorsanız, işi halletmek için sadece 1 gününüz olabilir. Ancak işiniz çok fazla evrak işi içeriyorsa, dağınık belgelerinizi düzenlemek için 2-3 gün ayırmak isteyebilirsiniz.
Dosyalarınızı her hafta sıralamak, organizasyon sürecini çok daha yönetilebilir hale getirir
Adım 3. Dağınıklığı önlemek için tüm dosyalarınızı iptal tarihleriyle etiketleyin
Herhangi bir yeni belgeyi dosyalamadan önce, her dosyanın tarihini ve içeriğini dikkatlice inceleyin. Belge devam eden bir projeyle veya başka bir konuyla ilgiliyse, dosyanın üstüne "devam ediyor" yazın. Makale tamamlanmış bir projeyi tartışıyorsa, dosyayı "tamamlandı" olarak etiketleyin. Ek olarak, dosyanın artık gerekli olmadığı ve belgenin parçalanabileceği veya geri dönüştürülebileceği bir zamanı işaretleyin.
Dosyaları hızlı bir şekilde tarıyorsanız, bu gösterimler doğru dosyayı daha verimli bir şekilde bulmanıza yardımcı olabilir
Adım 4. Alakasız belgeleri dosyalamak yerine geri dönüştürün
Her dosyanın, dosya dolabınızda veya çekmecenizde bir yeri hak ettiğini düşünmeyin. Bunun yerine gereksiz belgeleri geri dönüşüm kutunuzda bir kenara koyun. Dosyalarınız herhangi bir kişisel bilgi içeriyorsa, belgeleri geri dönüştürmek yerine parçalayın.
Mali ve hesap bilgilerini, sosyal güvenlik numaranızı veya diğer hassas ayrıntıları içeren dosyaları parçalayın
Yöntem 2/3: Bir Sıralama Sistemi Seçme
Adım 1. Dosyalarınız için fiziksel bir depolama alanı seçin
Çalışma alanınızın düzenini inceleyin ve en iyi hangi dosyalama sisteminin işe yarayacağını düşünün. Bir ofisiniz varsa, büyük bir dosya dolabı iyi bir seçenek olabilir. Ancak, daha küçük bir çalışma alanınız varsa, bir dosya çekmecesi veya çöp kutusu lojistik olarak daha mantıklı olabilir.
- Yeni bir depolama sistemi satın alırken kaliteye fiyattan daha fazla öncelik vermeye çalışın.
- Dosyalama sisteminiz ne olursa olsun, hassas belgeleri güvenli bir klasöre yerleştirdiğinizden emin olun.
Adım 2. Dosyalarınız zamana duyarlıysa, kağıtlarınızı tarihe göre düzenleyin
İşletmeniz veya ofis alanınız için en anlamlı olan organizasyon sistemini seçin. İşiniz son teslim tarihlerine odaklanıyorsa, klasörlerinizi en son tarih önde olacak şekilde sipariş etmeyi deneyin. Günler geçtikçe dosya dolabının veya çekmecenin önüne yeni klasörler ve dosyalar eklemeye devam edin.
- Örneğin günler, haftalar veya aylar için ayrı dosyalarınız olabilir.
- Örneğin, vergi danışmanı olarak çalışıyorsanız, müşterilerinizin belgelerini tarihe göre dosyalamanız mantıklı olacaktır.
- Bu sistem, zamana duyarlı malzemelerle çalışan kişiler için iyi çalışır.
Adım 3. Kronolojik dosyalarla uğraşıyorsanız, takvim tabanlı bir sıralama sistemi tasarlayın
Ofis alanınızda çok sayıda dosyayla uğraşıyorsanız, dolaplarınıza ve çekmecelerinize “gıdıklayıcı” bir dosyalama sistemi eklemeyi deneyin. Bir takvime benzer şekilde, “gıdıklama” sistemi her ayı temsil etmek için 12 büyük klasör kullanır ve her büyük klasöre ayın her günü için 28-31 alt klasör eşlik eder. Tarih odaklı bir işiniz varsa bu yöntemi kullanmayı deneyin.
- Örneğin, bir ihracat firmasında çalışıyorsanız, dosyalarınızı genel bir kategori yerine ay ve tarihe göre sıralamak daha kolay olabilir.
- Bu sistem, renk kodlamasının aksine somut, sayısal organizasyonu tercih eden bireyler için daha iyidir.
Adım 4. Makalelerinizi kategorilere ayırmayı tercih ediyorsanız dosyalarınızı konuya göre sıralayın
Klasörleriniz için farklı kategoriler seçin, ardından bunları alaka düzeyine göre sıralayın. Dosya dolabınızı veya çekmecenizi düzenlerken, en alakalı ve önemli olan klasörleri öne yerleştirin. Önemli belgelere kolayca erişebilmeniz için dosyalarınızı bunu göz önünde bulundurarak sıralamaya devam edin.
Örneğin, bir şirketin mali danışmanıysanız, belgelerinizi "yatırımlar", "bordro" ve "vergiler" gibi önem ve alaka düzeyine göre sıralamak daha mantıklı olacaktır
Adım 5. Dosyalarınız için geniş kategori adları seçin
Klasörleriniz için uzun, aşırı spesifik etiketler kullanmayın. Bunun yerine, daha sonra yeni dosyaları sıralamakta zorlanmamak için genel, kapsayıcı etiketler seçmeye çalışın. Daha spesifik bir dosyalama sistemi oluşturmak istiyorsanız, daha büyük, daha genel dosyalama sisteminize alt klasörler eklemeyi deneyin.
Örneğin, "3 Nisan için Gider Raporları", çok spesifik olduğu için genel bir klasör için iyi bir kategori olmaz. Bunun yerine, klasörü çok daha açık uçlu olan “Gider Raporları” olarak etiketleyin
Uç:
Etiketleme makineleri, dosyalarınızı kategorilere ayırmanın kolay ve etkili bir yoludur.
Adım 6. Görsel olarak çekici bir sistem oluşturmak için belgelerinizi renkle kodlayın
Çeşitli çok renkli dosya klasörlerine ve etiketlerine yatırım yapın. Ardından, dosyalama sisteminizi tutarlı tutabilmek için farklı klasör ve etiket renklerine farklı dosya kategorileri atayın. Dosya dolaplarınızda ve çekmecelerinizde aynı renk ve kategorileri kullanmaya çalışın, böylece çeşitli dosyalara hızlı ve verimli bir şekilde erişebilirsiniz.
- Örneğin, e-posta yazışmaları için sarı klasörlerinizi, vergiyle ilgili formlar için kırmızı klasörlerinizi ve bordro için yeşil klasörlerinizi etiketleyin.
- Hatırlanması kolay renk şemaları ve etiketler kullanmaya çalışın. Örneğin, yeşil renk genellikle parayla ilişkilendirildiğinden yeşil, finansal formlar için harika bir renk etiketi olabilir.
- Bu sistem görsel öğrenenler için en iyisidir.
Yöntem 3/3: Dijital Bir Yaklaşım Alma
Adım 1. Kağıt dosyalarınızı dijital olarak saklamak için tarayın
Dolabınıza veya çekmecenize yeni bir dosya eklediğinizde, dosyanın dijital bir sürümünü bilgisayarınıza yüklemek için bir tarayıcı kullanın. Bir dosyaya hızlı bir şekilde erişmeniz gerekiyorsa, masaüstü bilgisayarınızda arama yapmak, birkaç klasör arasında dolaşmaktan çok daha hızlı ve daha kolay olacaktır. Dosyalama sisteminizin tamamı kağıt tabanlıysa, dijital bir yedekleme oluşturmak için dosyalarınızı tarayın ve yükleyin.
- Dijital dosyalama sisteminiz yoksa strese girmeyin! Dosyalarınızı bir seferde 1 klasör tarayın ve yükleyin.
- Dosyaları belirli telefon uygulamalarını kullanarak da tarayabilirsiniz.
Adım 2. Tüm dosyalarınız için tutarlı adlar seçin
Dijital belgeleriniz için araması ve erişmesi kolay etiketler seçin. İdeal olarak, bu dosyaların sıralanmalarını kolaylaştıracağından, tarih veya soyadı gibi tutarlı bir şekilde onları takip etmeye çalışın. Gerekirse, dosyalarınızın başlıklarına ilgili konumları, veri kümelerini veya sürüm numaralarını ekleyin.
- Bilgisayarlar bunları doğru şekilde işleyemediği için dosya başlıklarınızda özel karakterler kullanmayın.
- Örneğin, 24 Kasım 2003 gibi belirli bir tarihe atıfta bulunurken belgenizi 20031124 olarak etiketleyin.
Adım 3. Dijital dosyalarınızı klasörler ve alt klasörlerle sıralayın
Dosya dolabına benzer şekilde, taranan belgelerinizi saklamak ve düzenlemek için çeşitli dijital klasörler kullanın. Masaüstünüzde, yüklediğiniz dosyalarla ilgili birden çok klasör oluşturun ve etiketleyin. Daha spesifik kategoriler kullanmak isterseniz, her büyük klasörde birkaç alt klasör oluşturun. Sizin için iyi çalışan bir sistem bulana kadar dijital klasörlerinizle uğraşmaya devam edin!
Örneğin, “Vergiler” adlı bir klasörünüz varsa, farklı yıllar için birkaç alt klasör oluşturabilirsiniz
Adım 4. Belgelerinizi bir wiki'ye yükleyin, böylece birden fazla kişi bunlara erişebilir
Çalışma alanınız daha işbirlikçiyse, iş arkadaşlarınızın ve üstlerinizin erişebileceği bir çevrimiçi wiki oluşturun. Wiki'ye giriş yaptıktan sonra, "dosya yükle" düğmesine erişmek için "araç kutusu" bölümünü kullanın. Bu özellikle, yeni yüklediğiniz belgenizi, artık dosyayı görüntüleyebilen ve erişebilen çeşitli kişilere bağlayabilirsiniz.
Herkesin bir wiki'deki dosyaları düzenleyebileceğini unutmayın
Adım 5. Hareket halindeyken belgeleri dosyalamak için bulut tabanlı yazılımı kullanın
Hem bilgisayarlarda hem de mobil cihazlarda çalışan bir uygulamayı veya başka bir dijital hizmeti indirin. Dosyalarınızı tek bir yerde tutmak için, bulut tabanlı bir yazılımda saklanabilmeleri için dosyalarınızın resimlerini yüklemek için bu hizmeti kullanın. Bazı yazılımlar ücretsiz olsa da, daha fazla depolama alanı elde etmek için ödeme yapmanız gerekebilir.
