İster ödenmiş faturalar ve vergi bilgileriyle dolu bir ev dolabı, ister tamamlanmış projeler ve faturalarla dolu bir çalışma dolabı olsun, bir dosya dolabı düzenlemek zor olabilir. Eski dosyalardan kurtularak, size uygun bir dosyalama sistemi bularak ve sürekli bakımını yaparak dosya dolabınızı düzenleyin.
adımlar
Bölüm 1/4: Eski Belgeleri Temizleme
Adım 1. Eğer yoksa bir dosya dolabı satın alın
Bütçeniz dahilinde eviniz veya ofisiniz için iyi bir boyutta kaliteli bir dolap arayın. Evinizi vurabilecek herhangi bir doğal afet durumunda yanmaz ve su geçirmez bir dolap düşünün. Yerel mağazalarda, mobilya dükkanlarında, marangoz dükkanlarında ve alışveriş merkezlerinde bu tür dolapların bir demeti bulunur.
Adım 2. Dosyalarınızı gözden geçirmeye başlayın
Belli ki eski veya gereksiz olan her şeyi bir kenara koyun. Kenara koyun:
- Artık sahip olmadığınız ürünler için makbuzlar.
- İstenmeyen posta
- Artık kullanmadığınız hizmetler için eski faturalar
- Eski bir işten iş mektupları
- Artık ihtiyacınız olmayan pullar
Adım 3. Bir şeylerden kurtulmaktan korkmayın
Doğum belgeleri ve vergi bilgileri gibi bazı belgeler açıkça önemli olsa da, önemli görünen ama aslında olmayan önemsiz postalar veya eski makbuzlar olabilir. Kararınızı verirken her belgeyi düşünün ve gelecekte gerçekten yararlı olup olmayacağını düşünün. Bir yıl boyunca ortadan kaybolsa kaçırmazsanız, muhtemelen onu atmak sorun değil.
Adım 4. İşyerinde bir şeyleri atarken dikkatli olun
Düşündüğünüzden daha önemli olabileceğinden, herhangi bir şeyi atmadan önce amirlerinize sorduğunuzdan emin olun. Şirketinizin ayrıca eşyaların ne kadar süre saklanması ve nasıl imha edilmesi gerektiğine ilişkin politikaları olabilir.
Adım 5. Hangi şeylerin saklanması gerektiğine karar verin
Bu genellikle ne kadar yeni veya yararlı olduklarına bağlı olacaktır. Sağduyuyu kullanın ve belgelerin gelecekte yararlı mı yoksa gerekli mi olacağını düşünün. Gerçekten önemlilerse, onları saklayın. Vergi bilgileri, sigorta kayıtları ve hayati belgeler için bunları aşağıdaki süreler boyunca saklayın:
- Vergi beyannamesi bilgilerini ve vergilerinizden kestiğiniz ürünlere ilişkin makbuzları 7 yıl boyunca saklayın. IRS, vergileriniz dosyalandıktan sonra 6 yıla kadar herhangi bir getiriyi denetleyebilir.
- Sigorta kayıtlarını, ipotek beyanlarını ve hayırsever bağışların kanıtlarını üç yıla kadar saklayın.
- Doğum ve evlilik cüzdanları, sosyal güvenlik kartları, unvanlar, tapular ve pasaportlar gibi çok önemli belgeleri sakladığınızdan emin olun. Onları güvende tutun ve onlardan asla kurtulmayın.
Adım 6. Bir kenara ayırdığınız her belgeyi parçalayın
Parçalanmamış belgeleri atmak, kişisel bilgilerinizin onları gören herkesin eline geçmesine neden olabilir. Belgenin hassas olup olmadığından emin olmasanız bile, adresler, doğum tarihleri veya başka bilgiler içerebileceğinden belgeyi parçalamak en iyisidir.
Adım 7. Dijital medyayı da parçalayın veya yok edin
Birçok kasaba ve işletme, yerel halkın veya çalışanların imha edilmek üzere eski disketleri, CD'leri veya sabit sürücüleri getirebileceği parçalanmış günler yaşayacak. Doğru yapıldığından emin olacaklar.
Bölüm 2/4: Önemli Belgelerinizi Düzenleme
Adım 1. Kalan dosyaları düzenlemeye başlayın
Bir sıraya veya büyük bir masaya geçin ve kağıtları sizin için mantıklı ve mantıklı olan yığınlar halinde düzenleyin. Bunlar bireysel dosyalarınız olacak. Tam olarak aradığınızı bulmanıza yardımcı olacak yığınlar yapın. Ev dolapları için aşağıdaki gibi kategorileri göz önünde bulundurun:
- Araçlar
- Oto
- Tıbbi
- Evcil Hayvan
- İşletme
- Ev
- vergiler
- finans
Adım 2. Çalışma dolapları hakkında iş arkadaşlarınızdan tavsiye isteyin
İş yerinizde evrak düzenlemek için belirli şirket sözleşmeleri olabilir. Değilse, kronolojik veya alfabetik olarak dosyalayın. Düzenli iş arkadaşlarınıza, onlar için en iyi hangi sistemlerin işe yaradığını sorun.
Adım 3. Kategorilerinizi basit tutun
Ne kadar spesifik olursanız, o kadar fazla dosyanız olur ve bu da dolabınızda daha fazla dağınıklık anlamına gelir. Ana dosyalarınızı daha genel tutun ve ardından içindeki belgeleri düzenleyin.
Adım 4. İsme göre mi yoksa tarihe göre mi düzenleyeceğinize karar verin
Her kağıdı doğru yığınına göre ayırdıktan sonra, bulmayı kolaylaştıracak şekilde düzenlemeye başlayın.
- Makbuzlardaki markalar gibi alfabetik listelemeler için, A ile başlayan öğeleri, Z'ye kadar uzanan yığının en üstüne yerleştirin.
- Vergi beyannamesi tarihleri gibi kronolojik dosyalamalar için, en eski belgeleri en altta olacak şekilde en yeni belgeleri yığının en üstüne yerleştirin.
Adım 5. Yığınlarınızın her birini bir klasöre yerleştirin
Kağıtları, yığının en üstündeki belge klasörün önünde olacak şekilde yerleştirin. Bu, belgeleri düzenlediğiniz sırayla tutacaktır.
Bölüm 3/4: Dosyaları Kolay Bulmak
Adım 1. Her klasörü açıkça etiketleyin
Sekme üzerindeki yazının büyük, okunaklı ve sizin ve ofisinizdeki veya ailenizdeki diğer kişiler için anlamlı olduğundan emin olun. Ekstra netlik için bir etiketleme makinesi kullanın.
Adım 2. Her çekmecenin kendi kategorisini tutmasına izin verin ve onu da net bir şekilde etiketleyin
Dosyalarınızı, her çekmecede ayrı bir kategori içeren çekmeceler arasında size mantıklı gelecek şekilde bölün. Her kategori, bir şeyleri daha kolay bulmanıza yardımcı olacak ilgili dosyaları içermelidir.
- Vergi belgeleri, yatırım dosyaları ve ipotek beyanları gibi finansal bilgiler tek bir çekmeceye girebilir.
- Doğum belgeleri, pasaportlar ve tıbbi kayıtlar gibi kişisel belgeler başka bir çekmeceye gidebilir.
- Çeşitli öğeler için talimat kılavuzları başka bir bölüme girebilir.
Adım 3. Renkli klasörler kullanmayı düşünün
Karşılık gelen rengi hafızaya alırsanız, kağıtlarınızı bulmanız çok daha kolay olacaktır. Zaten manilla klasörleriniz varsa, vurgulayıcılar veya renkli işaretleyicilerle bunlara renk ekleyin. Renkli etiketler aynı amaç için daha ince bir şekilde kullanılabilir.
Adım 4. Çekmecelerinizde alt kategoriler oluşturmak için renk sisteminizi kullanın
Örneğin bir Bilgi Materyalleri çekmecesi, "Elektronik Kılavuzları", "Güç Aleti Kılavuzları" ve "Temizlik Tedarik Kılavuzları" gibi klasörlere bölünebilir.
Adım 5. Mantıklı değilse sisteminizi değiştirin
Bir veya iki aylık kullanımdan sonra, işinize yaramayan şeyleri değiştirmekten korkmayın. Farklı dosyaları öne taşıyın veya ayırt edilmesi zor kategorileri ayırın. Dosya dolabınızın sizin için bir sistem olduğunu ve iş akışınıza uygun olması gerektiğini unutmayın.
Bölüm 4/4: Organizasyonu Korumak
Adım 1. Düzenli kalmak için proaktif olun
Gelen posta ve belgelere hemen dikkat edin ve onlarla ilgilendikten sonra hemen dosyalayın.
Adım 2. Ev veya ofis masanıza bir gelen kutusu kurun
Gelen postalarınıza günde bir kez bakın. Bu şekilde hiçbir şeyin izini kaybetmezsiniz ve birikmez. Dosyalama, her seferinde biraz yapılan bir angarya gibi görünmeyecektir.
Adım 3. Dolabınızı sık sık yeniden düzenleyin
Yıllık yeniden düzenleme önerilir ve çok sayıda dosyanız varsa bunu üç ayda bir bile temizleyebilirsiniz. Dosya dolaplarındaki dağınıklığın ana kaynağı, artık ihtiyacınız olmayan eski belgelerdir, bu nedenle eski şeyleri gerektiği gibi temizleyin ve parçalayın.
Adım 4. Dosyalarınızın bir kısmını dijital ortama dönüştürmeyi düşünün
Dijital formatta ne kadar çok belge saklayabilirseniz, dosya dolabında o kadar az fiziksel dağınıklığa sahip olursunuz. Makbuzlar, bağış kanıtları veya banka hesap özetleri tarama için uygun adaylardır. Bazıları zaten çevrimiçi olarak mevcut olabilir.
Adım 5. Bir ana belge oluşturun
Belgede, dosyalama sisteminizin nasıl çalıştığını ve eşyaların nerede olduğunu açıklayın. Acil veya öngörülemeyen bir sorun durumunda, başkalarının dosyalarınızı nasıl arayacağını bilmesi gerekebilir.
İpuçları
- Meraklı çocuklarınız veya meraklı aile üyeleriniz varsa dosya dolaplarınızı kilitli tutun.
- Kilidi açmakla ilgili bir sorununuz varsa, Dosya Dolabı Kilidi Nasıl Seçilir bölümüne bakın.
- Dosya dolabının yeterince güvenli olmadığından endişeleniyorsanız, doğum belgeleri veya tapular gibi çok hassas belgeleri bir kasada veya yangına dayanıklı belge kutusunda saklayın.
Uyarılar
- Depreme eğilimli bir bölgede yaşıyorsanız, dolapları sabit bir duvara vidalayın. Bu, sismik bir olay sırasında bir kişinin üzerine düşmelerini veya bir kapıyı bloke etmelerini önleyecektir.
- Dosyalarınızı dikkatlice yükleyin. Bir üst çekmece dolu ve altındaki çekmeceler boşsa devrilebilir.
