Alfabetik dosyalama, kişisel ve iş dosyalarınızı hızlı bir şekilde depolamanıza, bunlara erişmenize ve yönetmenize olanak tanıyan belgeleri düzenlemenin temel bir yoludur
Alfabetik dosyalamayı hayatınıza uygulayarak, tüm belgelerin korunmasını ve kolayca erişilebilir olmasını sağlayacaksınız. Mantıklı bir dosyalama sistemini korumak için İngilizce alfabetik olarak nasıl dosyalanacağına dair birçok kural vardır. Neyse ki, yeni belgelere başlamak kolaydır ve yeniden düzenlemeniz gerekiyorsa yine de yapılması zor bir değişiklik değildir!
adımlar
Bölüm 1 / 2: Alfabetik Olarak Dosyalama
Adım 1. Kullanacağınız alfabetik sisteme karar verin
Alfabetik dosyalama gibi basit görünen bir şey bile, aralarından seçim yapabileceğiniz çeşitli seçenekler sunar. Bir sistem seçmeniz ve onu tutarlı bir şekilde kullanmanız önemlidir.
- Harf harf dosyalama, kelimeler arasındaki boşlukları yok sayarak, her kelimedeki her harfi görünüm sırasına göre dikkate alır.
- Kelime kelime dosyalama, öğeleri art arda her kelimenin ilk harfine göre sıralar.
- Birim birim dosyalama, her bir kelimeyi, kısaltmayı ve bunlara göre öğelerin baş harfini dikkate alır. Birim-birim sistemi genellikle tavsiye edilir.
Adım 2. Öğeleri gruplayın
Dosyalamanız gereken tüm öğelere sahip olduğunuzda, dosyaları nasıl gruplandırmak istediğinize karar verin. Dosya türü veya içerdiği öğeler ne olursa olsun, tüm dosyaların tek bir alfabetik sıraya konulduğu sözlük biçimini seçebilirsiniz. Öğelerin türe veya konuya göre gruplandırıldığı ve ardından her grubun alfabetik olarak düzenlendiği ansiklopedi biçimini de kullanabilirsiniz.
Dosyalanacak çok sayıda farklı türde öğeniz varsa (tarifler, vergi makbuzları, mektuplar, vb.), o zaman ansiklopedi biçimini kullanmak yararlı olabilir. Öğeleri önce türe göre gruplayın, ardından her gruptaki öğeleri alfabetik olarak sıralayın. Bölücüler veya renk kodlaması kullanarak grupları ayrı tutun
Adım 3. Dosyalarınızı dizinleyin
İndeksleme, bir başlığın her bir bölümünü doğru birime yerleştirme şeklidir. Öğeleri dosyalamadan önce indekslemek için, her bir öğenin adının öğelerini parçalara ayırmanız ve standart addan farklı olabilecek yeni bir alfabetik ad oluşturmanız gerekir. Örneğin:
- Dizine eklemek ve dosyalamak için şu öğeleriniz olduğunu varsayalım: "Karıncayiyenlerin Gece Beslenmesi" başlıklı bir makale, ünlü yerdomuzu uzmanı Jane A. Doe'nun biyografisi ve Detroit Hayvanat Bahçesi yaban domuzu sergisi için bir tanıtım broşürü.
- Jane A. Doe'nun biyografisi, soyadları dosyalamada ilk sırada yer aldığı için “Doe, Jane A.” olarak indekslenecekti. “D” harfi altında dosyalanacaktı.
- Sözlük tarzı gruplandırmayı seçerseniz, "Karıncayiyenlerin Gece Beslenmesi" makalesi olduğu gibi dizine eklenebilir. Bu gruplandırma kullanılarak “N” (“Gece” için) harfi altında dosyalanabilir.
- Alternatif olarak, "Karıncayiyenlerin Gece Beslenmesi"ni "Karıncayiyenlerin Gece Beslenmesi" olarak dizine ekleyebilirsiniz. Bu, yalnızca aardvarklarla ilgili öğeleri dosyalamakla kalmayıp, ansiklopedi tarzı bir gruplandırma kullanıyor olsaydınız mantıklı olurdu. Öğe daha sonra “A” altında dosyalanır.
- Tanıtım broşürü “Yıldırımları, sergiler (Detroit Hayvanat Bahçesi)” olarak dizine eklenebilir. Hayvanat bahçesi).”
- Alternatif olarak, tanıtım broşürü "Detroit Hayvanat Bahçesi (Karıncayiyen Sergisi)" olarak dizine eklenebilir. Coğrafi konum.
Adım 4. Dosyaları dizine alınmış adlarına göre alfabetik olarak sıralayın
Alfabetik olarak dosyalama için genel kural, öğeleri A'dan (ilk) Z'ye (sonuncuya) sıraya koymaktır. Ayrı öğeleri ayırt etmek ve sipariş etmek için giderek daha özel bilgiler kullanın. Örneğin:
- Önceki adımda dizine eklenen dosyalarınızın sırası (kullandığınız sisteme bağlı olarak): “Doe, Jane A.”, “Detroit Zoo (Karıncayiyen Sergisi),” ve “Karıncayiyenlerin Gece Beslenmesi” VEYA “Yıldırımlar, sergiler (Detroit Hayvanat Bahçesi),” “Karıncayiyenler, Gece Beslemeleri” ve “Doe, Jane A.”
- “Emu” dosyasından sonra “Wallaby” için bir dosya gelirdi. Araya "Kanguru" için bir dosya gelirdi ve "Karıncayiyen" için bir dosya, "Ayı" için ve "Emu" için bir dosyadan önce gelirdi. Bu size şu dosya sırasını verir: "Karıncayiyen", "Ayı", "Emu", "Kanguru", "Wallaby."
- Daha sonra “Karıncayiyen” için bir dosya eklediyseniz, “Yıldırımböceği” için herhangi bir dosyadan sonra gelirdi. Her ikisi de “A” harfiyle başladığından, sırayı belirlemek için her kelimenin ikinci harfine (sırasıyla “N” ve “A”) bakmanız ve ardından buna göre dosyaları düzenlemeniz gerekir. Yeni düzen şöyle olurdu: "Karıncayiyen", "Karıncayiyen", "Ayı", "Emu", "Kanguru", "Wallaby."
Adım 5. Dosya klasörlerinizi etiketleyin
Öğeleri bulmayı kolaylaştırmak için, her dosya klasörünü içerdiği öğe(ler)in uygun dizinlenmiş adıyla etiketleyin. Bu aynı zamanda yeni dosyaların doğru sırada tanıtılmasını da kolaylaştıracaktır.
- Öğeleri kendileri için belirlenmiş klasöre yerleştirin.
- Kullanılabilirliği artırmak için dosyalarınızı renkle kodlamayı da yararlı bulabilirsiniz. Örneğin, ansiklopedi tarzı bir gruplama kullanıyorsanız, her gruba ayrı bir renk verin ve her gruptaki her öğeyi/dosyayı kendi rengiyle etiketleyin.
Adım 6. İndeksleme ve dosyalama sistemini belgeleyin
Her ne olursa olsun, indeksleme ve dosyalama sisteminizle tutarlı olun. Dosyalara erişimi olan herkesin sistemden haberdar olduğundan emin olun. Örneğin, dosyalama sistemi kurallarınızı ayrıntılandıran bir belge oluşturabilir ve paylaşabilirsiniz. Bu, herkesin dosyalama sistemini verimli bir şekilde kullanabilmesine yardımcı olacaktır.
Adım 7. Yeni öğeleri düzgün şekilde dosyalayın
Dosyaları, kullandığınız sisteme göre dizinlenmiş adlara ve alfabetik sıraya göre dolaba yerleştirin. Yeni dosyaları doğru yere yerleştirmek için mevcut dosyaları gerektiği gibi kaydırın.
Bölüm 2/2: Özel Durumlarla Başa Çıkmak
Adım 1. Öğeleri önemli terimleri altında dosyalayın
Bazen, bir başlıktaki veya addaki kelimelerin göründüğü sıraya bakılmaksızın, anahtar kelimelere dayalı olarak öğeleri dosyalamak mantıklıdır. Bu, bir dosyanın dizine eklenmesini ve en mantıklı terim kullanılarak konumlandırılmasını sağlar. Örneğin
“First Bank of Chicago” endekslenebilir ve “Chicago, First Bank of” olarak dosyalanabilir. Özellikle "First Bank of Tulsa" veya "Chicago Bank and Trust" gibi benzer adlara sahip başka öğeleriniz varsa, bu girişte "Birinci" veya "Banka" yerine "Chicago" anahtar terimdir
Adım 2. İsimleri soyadına göre sıralayın
Tipik dosyalama standartları, soyadı önemli bir terim olarak kabul edildiğinden, bireyleri önce soyadına göre endekslemeyi önerir.
- Böylece, “Jane A. Doe” indekslenecek ve “Doe, Jane A” olarak dosyalanacaktır.
- Başlıkları (Dr., Mrs., Major, vb.) sonuna koyun. "Dr. Örneğin, Jane A. Doe”, “Doe, Jane A., Dr” olarak indekslenecek ve dosyalanacaktır.
- Genellikle, adları yazıldığı gibi, harf harf sıralayın. Örneğin, “MacDonald”, “McDonald”dan önce gelirdi. Aynı şekilde “D’,” “L’,” “Le,” “de,” vb. ayrı birimler olarak değil, adın bir parçası olarak kabul edilir. Örneğin, "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" ve "Wolfe" dosyalarını bu sırayla sipariş edin ("L'Engle, "Le Guin", "Heinlein", "Wolfe" olarak DEĞİL).
- İsimlerle ilgili bu kuralların ortak bir istisnası, bir kişinin adının bir işletme veya kuruluş adının bir parçasını oluşturmasıdır. Bu durumlarda, bireyin adını işletme adı içindeki birimler olarak ele alın. Örneğin, “Jane A. Doe Pest Control”, “J” altında dosyalanır ve “Doe, Jane A. Pest Control” olarak indekslenmez.
Adım 3. Makaleleri, bağlaçları ve edatları yok sayın
Makaleler ("a", "an," ve "the" gibi), bağlaçlar ("ve", "but," ve "veya" gibi) ve edatlar ("for", "of" gibi) ve “in”), önemli terimler olarak kabul edilmediğinden, indeksleme ve alfabetik olarak dosyalama sırasında genellikle atlanır. Bu, bir öğenin adının başlangıcını oluşturduklarında bile geçerlidir. Örneğin:
- "Emu Besleme Uygulamalarının İncelenmesi", "an" yerine "A" yerine "Emu" (bu öğenin başlığındaki önemli kelime) için "E" altında dosyalanır.
- “Doe and Smith Pest Control”, “Doe, Jane A”dan sonra dosyalanacaktı. Her iki dizinli ad da "Doe" kelimesiyle başlar, bu nedenle dosya sırasını belirlemek için her birindeki (sırasıyla "Smith" ve "Jane, ") bir sonraki önemli terime geçersiniz. Önemli olmadığı için “ve” kelimesini dikkate almayınız.
Adım 4. Kısaltmalara hecelenmiş gibi davranın
Öğeleri indekslerken ve dosyalarken “Mfg” gibi kısaltmalarla karşılaşabilirsiniz. (“Üretim” için) veya “Inc.” (“Incorporated” için). Genel olarak, öğeleri yalnızca harf dizileri olarak değil, bu kısaltmalar heceleniyormuş gibi indekslemeli ve dosyalamalısınız.
Örneğin, “Jane A. Doe Mfg”den sonra “Jane A. Doe Madencilik Şirketi” açılacaktır
Adım 5. Numaraları normal şekilde dosyalayın
Öğeleri alfabetik olarak sıralarken başlıklarında rakamlarla karşılaşabilirsiniz. Genel olarak, dosya numaraları, sanki heceleniyormuş gibi değil, normal olarak. Rakamlar da harflerden önce dosyalanır.
- Örneğin, "3M Şirketi", "100 Harika İş Fikri"nden önce dosyalanır ("3", "100"den önce gelir).
- Rakamlar harflerden önce geldiği için “Büyük İş Fikirleri” ve “Büyük İş Liderleri”, “100 Büyük İş Fikri”nden sonra sıralanacaktı.
- Zaten hecelenmiş sayılar, rakamlardan ziyade kelimeler olarak kabul edilir. Örneğin, "100 Harika İş Lideri", "Harika İş Fikirleri" ve "İki Yüz Harika İş Fikri" öğelerini bu sırayla dosyalayın.
- Ancak, dosyalama amaçlarınıza hizmet ediyorsa, bir istisna yapabilir ve rakamları her zaman hecelenmiş gibi dosyalayabilirsiniz.
Adım 6. Herhangi bir özel karakterle ilgilenin
Öğeleri indekslerken ve dosyalarken karşılaştığınız alfabetik olmayan veya sayısal olmayan karakterler dikkate alınmalıdır. Bununla birlikte, bu karakterlerle ne yapılacağı türlerine bağlıdır:
- Noktalama işaretleri (kesme işaretleri, noktalar ve virgüller gibi) öğeler dizine eklenirken ve dosyalanırken genellikle göz ardı edilir. Örneğin, "Washington's Best Coffee" ve "Washington State Fair" dosyasını bu sırayla dosyalayın.
- Aksan işaretleri, aksan işareti olmadan karşılık gelen harf olarak kabul edilir. Örneğin, “Éclair”i “Eclair” olarak ve “Über”i “Uber” olarak dosyalayın. Bunun istisnası, aksan kullanan bir dilin alfabesine göre dosyalama yapıyorsanız, bu durumda o dilin normal alfabetik sırasını izlemelisiniz.
Adım 7. Gerektiğinde “bir şeyden önce hiçbir şey” genel kuralını kullanın
Genellikle, alfabetik olarak dosyalanırken boşluklar (noktalama işaretleri ve atlanan diğer öğeler dahil) yoksayılır. Ancak, aynı şekilde başlayan öğeleriniz varsa, dosyalama sırasını belirlemek için bir boşluk veya "bir şeyden önce hiçbir şey" kuralını kullanın.
- Örneğin, "North East Bank", "North East Manufacturing" ve "Northeast Bank" dosyalarını bu sırayla dosyalayın.
- Aynı şekilde, "Doe, Jane A." "Doe, Jane A., Dr."
Adım 8. Gerektiğinde dosyaları daha ayrıntılı bilgilere göre ayırt edin
Nadir durumlarda, dosyaların sırasını belirlemek için alfabetik bilgi yeterli değildir. Bu durumlarda, öğeleri indekslemek ve sipariş etmek için daha fazla bilgi kullanmanız gerekir. Bunları ayırt etmenize yardımcı olması için bu ek bilgileri ilgili dosyalar üzerinde işaretleyin. Örneğin:
- Jane A. Doe adlı iki farklı kişiye ait eşyalarınız varsa, bunları doğum tarihine göre sıralayabilirsiniz. Böylece “Doe, Jane A. (d. 1853)” dosyası “Doe, Jane A. (d. 1967)” dosyasından önce gelir.
- Ayrım yapmanız gerektiğinde öğeleri coğrafyaya göre de sipariş edebilirsiniz. Üç farklı yerde üç farklı banka için dosyalarınız varsa ve her bankanın adı “First United Bank and Trust” ise, bunları alfabetik olarak “First United Bank and Trust (Gürcistan)”, “First United Bank ve Trust (Oklahoma),” ve “First United Bank and Trust (Güney Dakota).”
- Aynı şekilde, iki farklı ayı veya ayı türü için öğeleriniz varsa, bunları türe, coğrafi konuma vb. göre daha fazla ayırt ederdiniz. Örneğin, “Bear, Brown” ve “Bear, Grizzly” dosyalarınız olabilir (bu sırayla) veya "Ayılar (Avrupa)" ve "Ayılar (Kuzey Amerika)" ile ilgili dosyalar (bu sırayla).
Adım 9. İstisnaları ve özel kuralları duyurun
Dosyalarınızı kullanan herkesin, dosyalama sisteminize dahil edilen standart yönergelerdeki istisnaları bildiğinden emin olun. Bu, herkesin dosyalama sistemini doğru ve verimli bir şekilde kullanabilmesini sağlamaya yardımcı olacaktır.
